Kokemusta koulutuksen järjestämisestä

3.10.2017

Tekstin kirjoittajat Anja Leinonen ja Saara Korhonen ovat yhteensä palvelleet työnantajiaan yli 70 vuotta. Tässä blogitekstissä he kirjoittavat vankasta kokemuksestaan, miten järjestetään laadukkaita koulutuksia. Kaksikko on jäämässä eläkkeelle AIKOPAn palveluksesta 1.1.2018 alkaen.

Saara ja Anja.jpgAamukampaamassa
Kakkukahvit.jpgKoulutuksen kruunaa kakkukahvit.
Aikuis- ja täydennyskoulutuspalvelut AIKOPAn yksi tärkeimmistä perustehtävistä on erilaisten koulutustapahtumien tarjoaminen. Kyseessä voi olla esim. päivän pituinen teema-seminaari, muutaman päivän henkilöstökoulutus tai pitkäkestoinen koulutusohjelma, joka toteutetaan monimuoto-opetuksena. Usein koulutus räätälöidään tilaajan kanssa yhdessä. Myös rahoittajalla voi olla omia vaatimuksia koulutuksen sisällöistä ja toteutustavasta.

AIKOPAn tunnuslukuja vuodelta 2016
• 365 koulutusta
• 3366 osallistujaa
• 3361 opintopistettä (avoin amk)
• 4,2 palautteen keskiarvo (asteikko 1–5)


Miten onnistunut koulutus rakennetaan?


Koulutuksen suunnittelu alkaa hyvästä koulutusideasta. Tämä on ehkä suunnittelun kaikista vaikein vaihe. Idean tulisi olla ajankohtainen, innovatiivinen ja sen pitäisi kohdistua tarpeeseen. Suunnittelussa myös ennakointi on tärkeää. Koulutuksilla voidaan herätellä tarpeita, joita asiakas ei välttämättä etukäteen tunnista.

Voidaan ajatella, että koulutuksen järjestäminen on pikku juttu. Joskus toki näin onkin, mutta usein onnistuneen koulutuksen aikaansaaminen on kuin ison palapelin kokoamista. Lukemattomasta määrästä pieniä osasia kootaan kokonaisuus, jonka perusteella asiakas muodostaa käsityksen koulutuksen onnistumisesta tai epäonnistumisesta. Palapelin kokoaminen vaatii paljon työtä, suunnittelua ja aikataulutusta.

AIKOPAssa koulutusten järjestäminen on liiketoimintaa, jossa myös omalle työlle pitää saada katetta. Jokaiselle koulutukselle laaditaan etukäteen budjetti, jolloin tiedetään, millä osallistujamäärällä koulutus kannattaa toteuttaa. Avoin amk ja hankkeissa järjestetyt koulutukset ovat sellaista toimintaa, johon saadaan julkista rahoitusta.

Markkinointi on tärkeä osa-alue koulutusorganisaation toiminnassa. Lähes kaikki joutuvat osallistumaan markkinointityöhön, koska pienessä yksikössämme ei ole yksistään näihin tehtäviin vastuutettua henkilöä. Kirjepostin lähettämisestä on luovuttu jo aikoja sitten ja ajanmukaisesti on siirrytty sähköisten viestimien käyttöön, joilla asiakas tavoitetaan nopeasti. AIKOPAn markkinointia ja viestintää kehitetään koko ajan. Keväällä saatiin uudet nettisivut, joilta tarjolla olevat koulutukset löytyvät helposti. Facebookia päivitetään myös ahkerasti.

AIKOPAssa suunnittelijat ja koulutussihteerit tekevät markkinointia yhdessä ja seuraavat päivittäin ilmoittautumisten määrää. Nykyisin ilmoittautumiset vastaanotetaan enimmäkseen sähköisesti. Kun koulutus toteutuu, yhteistyötä jatketaan. Pääsääntöisesti suunnittelija vastaa koulutuksen sisällöistä ja kouluttajien rekrytoinnista. Koulutussihteeri puolestaan vastaa käytännön organisoinnista mm. varaa koulutustilat, välineet ja tarjoilut ja hoitaa kouluttajien matka- ja majoitusjärjestelyt.


Miten kiitettävä koulutuspalaute saadaan?

Onnistunut koulutuskokemus saattaa olla pienistä asioista kiinni. Jollekin on tärkeää, että gluteeniton kahvileipä on huomioitu ja ruoka on hyvää, eikä sitä tarvitse jonottaa. Yleensä ihmiset ilahtuvat jo ystävällisestä vastaanotosta ja tulijan huomioimisesta.

AIKOPAssa satsataan hyvään asiakaspalveluun. Koulutukseen tulijoille lähetetään ennakkoon kutsu, jolla toivotetaan osallistujat tervetulleiksi ja kerrotaan tarkemmin koulutuksen ohjelmasta, aikataulusta, paikasta yms. Koulutuksen alussa osallistujille on tapana jakaa kynät ja kansiot, tarjota tervetulokahvit ja huomioida vielä viime hetken toiveet. Koulutus-tapahtuman lopuksi juodaan kakkukahvit ja jaetaan todistukset.

Heti koulutuksen jälkeen osallistujia muistetaan kiitoksilla, jonka yhteydessä lähetetään sähköinen palautekysely, jossa pyydetään arvioimaan koulutusta asteikolla 1–5 ja kommentoimaan mm. alla olevia asioita:

• koulutuksen sisältöä
• toteutustapaa
• kouluttajan osaamista ja ammattitaitoa
• omaa aktiivisuutta
• koulutuksen järjestelyjä
• koulutusta kokonaisuutena

Olemme AIKOPAssa tyytyväisiä asiakkailtamme saatuun palautteeseen, koska se on yksi kehittämisen mittareista. Viime vuoden keskiarvo oli 4,2. Usein omaa aktiivisuutta arvioidaan heikoimmin, mikä puolestaan laskee hieman kokonaiskeskiarvoa.

Koska koulutukseen tulija tai työnantaja sijoittaa koulutukseen aikaa ja rahaa, on tärkeää, että koulutuksen jälkeen osallistuja kokee saaneensa uutta tietoa ja osaamista, jota voi hyödyntää omassa työssään ja jakaa edelleen työyhteisössään. Lisäbonusta on, jos tämän lisäksi mieli on virkistynyt!

Saara ja Anja ovat tarjonneet työkavereilleen käpykakkukahvit pitkien työuriensa kunniaksi. Saaralle työvuosia on kertynyt peräti 41 Kajaanin Kauppaoppilaitoksen ja Kajaanin ammattikorkeakoulun palveluksessa. Anja puolestaan on työskennellyt 30 vuotta täydennyskoulutustehtävissä Oulun yliopiston palveluksessa. Työvuosien aikana molemmille on kertynyt vankkaa kokemusta koulutusten järjestämisestä ja organisoinnista.


Kaksikko on jäämässä eläkkeelle AIKOPAn palveluksesta 1.1.2018 alkaen.


Teija Mursula

Kommentit

Lisää kommentti

Ei kommentteja